เวลาเลือกซอฟต์แวร์สำหรับคลินิก เรามักเจอคำว่า PMS, EMR และ HIS อยู่เต็มไปหมด บางบริษัทเรียกระบบของตัวเองว่า HIS บางแห่งใช้คำว่า EMR ขณะที่ฟังก์ชันที่เปิดดูจริงๆ กลับคล้ายกันจนแทบแยกไม่ออก
แต่จริงๆ แล้วสามคำนี้ไม่ได้หมายถึงระบบแบบเดียวกัน และความต่างไม่ได้อยู่ที่ชื่อ แต่อยู่ที่ว่า ระบบนั้นถูกสร้างมาเพื่อจัดการงานส่วนไหนของคลินิก
เรื่องนี้สำคัญกว่าที่คิด เพราะคลินิกไม่จำเป็นต้องซื้อระบบที่ใหญ่ที่สุดเสมอไป ระบบที่ดีควรพอดีกับรูปแบบการทำงานในวันนี้ และรองรับสิ่งที่คลินิกกำลังจะโตไปในวันข้างหน้า
PMS จัดการงานประจำวันของคลินิก
PMS หรือ Practice Management System ถูกสร้างมาเพื่อช่วยจัดการงานด้านการบริหารคลินิก เช่น การนัดหมาย การลงทะเบียนคนไข้ การคิดค่าบริการ การออกใบเสร็จ หรือการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการ
ถ้าคลินิกมีแพทย์ไม่กี่คน ขั้นตอนการทำงานไม่ซับซ้อน และโจทย์หลักคืออยากลดงานหน้าร้าน ลดการจดข้อมูลซ้ำ หรือจัดคิวให้เป็นระบบ PMS อาจตอบโจทย์ได้มากกว่าการเริ่มต้นด้วยระบบขนาดใหญ่
อย่างไรก็ตาม PMS ไม่ได้มีขอบเขตตายตัว ปัจจุบันระบบหลายตัวเพิ่มฟังก์ชันเก็บข้อมูลคนไข้ ประวัติการรับบริการ รูปภาพก่อน–หลัง หรือข้อมูลทางการแพทย์บางส่วนเข้ามาด้วย จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมบางครั้ง PMS กับ EMR จึงดูคล้ายกันมาก
EMR เน้นสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างแพทย์กับคนไข้
ถ้า PMS มองจากมุมการบริหารคลินิก EMR หรือ Electronic Medical Record จะมองจากมุมการรักษามากกว่า
ข้อมูลอย่างอาการสำคัญ ประวัติการรักษา การวินิจฉัย ประวัติแพ้ยา ผลตรวจ การสั่งยา หรือแผนการรักษา เป็นข้อมูลที่อยู่ในโลกของ EMR เพราะแพทย์ต้องสามารถย้อนกลับมาดูได้ว่า คนไข้รายนี้เคยได้รับการดูแลอย่างไร และเกิดอะไรขึ้นในการเข้ารับบริการแต่ละครั้ง
EMR โดยทั่วไปเน้นข้อมูลภายในสถานพยาบาลหรือองค์กรนั้นเป็นหลัก ขณะที่คำว่า EHR หรือ Electronic Health Record มักใช้กับแนวคิดที่กว้างกว่า โดยให้ความสำคัญกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลสุขภาพระหว่างผู้ให้บริการหรือระบบต่างๆ
ในชีวิตจริง ชื่อที่ผู้พัฒนาระบบใช้ไม่ได้แบ่งกันชัดขนาดนั้น บางระบบเรียกตัวเองว่า EMR แต่มีระบบนัดหมายและชำระเงินอยู่ด้วย ขณะที่บาง PMS ก็มีหน้าบันทึกข้อมูลการรักษาค่อนข้างละเอียด เพราะฉะนั้นเวลาเลือกซื้อ อย่าเพิ่งตัดสินจากชื่อระบบ ให้ดูว่า มันเก็บข้อมูลอะไร และรองรับ Workflow ที่คลินิกใช้จริงหรือไม่
HIS เริ่มต้นเมื่อข้อมูลไม่ได้อยู่แค่จุดเดียว
เมื่อสถานพยาบาลใหญ่ขึ้น ปัญหาจะไม่ใช่แค่เรื่องการนัดหมายหรือการบันทึกเวชระเบียนอีกต่อไป แต่เป็นเรื่องว่า ข้อมูลจากแต่ละหน่วยงานจะทำงานต่อกันอย่างไร
แพทย์สั่งยาแล้วข้อมูลไปถึงห้องยาอย่างไร ผลตรวจจากห้องแล็บกลับเข้ามาในประวัติคนไข้อัตโนมัติหรือไม่ รายการที่เกิดขึ้นระหว่างการรักษาส่งต่อไปยังระบบคิดเงินอย่างไร หรือเมื่อมีการใช้ยาและเวชภัณฑ์ สต็อกถูกตัดตามไปด้วยหรือเปล่า
นี่คือพื้นที่ของ HIS หรือ Hospital Information System ซึ่งทำหน้าที่เชื่อมกระบวนการหลายส่วนของสถานพยาบาลเข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น Registration, EMR, Pharmacy, Laboratory, Billing, Inventory หรือระบบอื่นๆ ตามขนาดและรูปแบบขององค์กร
เพราะฉะนั้น HIS ไม่ได้หมายถึง “EMR ที่มีฟังก์ชันเยอะขึ้น” แต่เป็นเรื่องของการออกแบบระบบให้ข้อมูลสามารถเดินทางผ่านหลายหน่วยงานได้โดยไม่ต้องคีย์ใหม่ซ้ำไปซ้ำมา
บางครั้งมันก็ปนๆกัน
ถ้าดูคลินิกทั่วไป เราอาจแยก PMS กับ EMR ได้ไม่ยาก แต่พอเป็นคลินิกความงาม เรื่องจะเริ่มซับซ้อนขึ้น เพราะ Workflow ของธุรกิจไม่ได้มีเฉพาะมิติทางการแพทย์
คลินิกอาจต้องรู้ว่าลูกค้าซื้อคอร์สอะไร เหลือกี่ครั้ง นัดครั้งต่อไปเมื่อไร เคยทำหัตถการอะไร ใช้ผลิตภัณฑ์หรือยี่ห้อใด รวมถึงมีรูปก่อน–หลังหรือไม่ ข้อมูลเหล่านี้บางส่วนมีลักษณะคล้ายระบบบริหารลูกค้าและบริการมากกว่า EMR แบบที่ใช้ในโรงพยาบาล
แต่เมื่อมีการตรวจ วินิจฉัย สั่งยา หรือทำหัตถการทางการแพทย์ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดูแลผู้ป่วยก็ยังต้องถูกบันทึกอย่างเหมาะสม ระบบของคลินิกความงามจึงมักไม่ได้เป็น PMS หรือ EMR แบบใดแบบหนึ่งล้วนๆ แต่เป็นระบบที่นำหลายฟังก์ชันมาประกอบกันตาม Workflow ของธุรกิจ
นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการถามผู้ขายเพียงว่า “มี EMR ไหม?” อาจยังไม่พอ คำถามที่มีประโยชน์กว่าคือ ตั้งแต่คนไข้นัดหมาย เข้าพบแพทย์ รับบริการ ชำระเงิน ไปจนถึงนัดครั้งต่อไป ข้อมูลทั้งหมดเชื่อมต่อกันอย่างไร
คลินิกเล็กจำเป็นต้องใช้ HIS หรือไม่?
ถ้ามีแพทย์ไม่กี่คน ไม่มีห้องยา ห้องแล็บ หรือหน่วยงานหลายส่วนที่ต้องส่งข้อมูลต่อกัน การใช้ PMS ร่วมกับระบบเวชระเบียนที่เหมาะสมอาจเพียงพอ และบริหารจัดการง่ายกว่าการนำ HIS ขนาดใหญ่มาใช้ตั้งแต่ต้น
แต่เมื่อคลินิกเริ่มมีหลายแผนก มีคลังยาและเวชภัณฑ์ มีหลายสาขา หรือเริ่มพบว่าพนักงานต้องนำข้อมูลจากระบบหนึ่งไปกรอกอีกระบบหนึ่งซ้ำๆ นั่นเป็นสัญญาณว่าควรเริ่มมองเรื่องการเชื่อมระบบอย่างจริงจัง
เพราะต้นทุนของระบบไม่ได้มีแค่ค่า License หรือค่าพัฒนา ต้นทุนจากการทำงานซ้ำ ข้อมูลผิด และเวลาที่พนักงานเสียไปกับการย้ายข้อมูลระหว่างระบบ ก็เป็นต้นทุนของคลินิกเช่นกัน
อย่าเลือกจากชื่อว่า PMS, EMR หรือ HIS อย่างเดียว
ตลาดซอฟต์แวร์สุขภาพไม่ได้ใช้คำเหล่านี้เหมือนกันทุกบริษัท ระบบที่ผู้ขายรายหนึ่งเรียกว่า HIS อาจมีขอบเขตใกล้เคียง PMS + EMR ของอีกบริษัทหนึ่งก็ได้
ก่อนซื้อจึงควรขอดู Workflow จริงมากกว่าดูรายการฟีเจอร์ในโบรชัวร์ ลองให้ผู้ขายสาธิตตั้งแต่คนไข้ใหม่เข้ามา นัดหมาย พบแพทย์ สั่งยา รับบริการ ชำระเงิน ไปจนจบกระบวนการ แล้วดูว่าตรงไหนยังต้องเปิดอีกโปรแกรม ตรงไหนต้องคีย์ข้อมูลใหม่ และข้อมูลส่วนใดเชื่อมถึงกันจริง
เพราะสุดท้ายแล้ว คลินิกไม่ได้ใช้คำว่า PMS, EMR หรือ HIS ในการทำงาน แต่ใช้ Workflow และระบบที่เหมาะสมควรทำให้ Workflow นั้นง่ายขึ้น ไม่ใช่ทำให้ทีมต้องปรับวิธีทำงานทั้งหมดเพื่อให้เข้ากับซอฟต์แวร์
แล้วคลินิกของเราต้องการระบบระดับไหน?
อย่าเพิ่งตัดสินจากขนาดของคลินิก เพราะคลินิกขนาดไม่ใหญ่มากก็อาจมี Workflow ที่ซับซ้อนได้ โดยเฉพาะสหคลินิกที่มีแพทย์หลายสาขา มีห้องยา ห้องแล็บ หรือมีการจัดการยาและเวชภัณฑ์ภายในสถานพยาบาลเอง
สิ่งที่ควรดูจริงๆ คือข้อมูลต้องเดินทางไปกี่จุด ตัวอย่างเช่น เมื่อแพทย์สั่งตรวจแล็บ คำสั่งตรวจถูกส่งไปยังห้องแล็บโดยตรงหรือไม่ เมื่อผลออกแล้วกลับเข้ามาในเวชระเบียนของคนไข้ได้ทันทีหรือยัง และค่าตรวจถูกส่งต่อไปยังระบบการเงินโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำหรือไม่ หากหลายหน่วยงานต้องรับส่งข้อมูลต่อกันในลักษณะนี้ โจทย์ของคลินิกก็เริ่มเข้าใกล้ HIS มากขึ้น
ในทางกลับกัน คลินิกที่มี Workflow ไม่ซับซ้อน แม้จะมีแพทย์หลายคน ก็อาจไม่จำเป็นต้องใช้ HIS เต็มรูปแบบ หาก PMS และ EMR ที่ใช้อยู่สามารถรองรับกระบวนการทำงานทั้งหมดได้ดีอยู่แล้ว
ดังนั้นคำถามที่ควรถามจึงไม่ใช่ “คลินิกเรามีขนาดใหญ่พอที่จะใช้ HIS หรือยัง?” แต่ควรถามว่า “มีข้อมูลส่วนไหนบ้างที่ต้องส่งต่อระหว่างแพทย์ ห้องแล็บ ห้องยา การเงิน และหน่วยงานอื่นๆ และระบบปัจจุบันเชื่อมข้อมูลเหล่านี้ได้หรือยัง?”
